Questões Secretariado

A profissão de secretário executivo, regulamentada pela Lei n. 7.377/85, e complementad...

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Q683373 | Secretariado, Secretariado Executivo, MEC, INEP, 2022

A profissão de secretário executivo, regulamentada pela Lei n. 7.377/85, e complementada pela Lei n. 9.261/96, possibilitou ao secretário ser reconhecido nas organizações e na sociedade. Esse profissional deve estar inserido nos processos gerenciais das organizações, atuando como elo entre parceiros, fornecedores e clientes, gerenciando informações e administrando processos. Como profissional que assessora decisões, precisa gerenciar o fluxo de informação da sua área de atuação.
De acordo com a legislação específica, a atividade de gerenciamento da informação exercida pelo secretário executivo caracteriza-se

a) pelo planejamento, pela organização e direção de serviços de secretaria, e pela versão e tradução de textos em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa.
b) pela coleta de informações para a consecução de objetivos e metas organizacionais, e pela interpretação e sintetização de textos e documentos.
c) pela redação exclusiva de textos técnicos, inclusive em idioma estrangeiro, e pela assistência e assessoramento direto a executivos.
d) pelo registro e pela distribuição de expedientes, e pela coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas.
e) pela taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro.

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1 Q683378 | Secretariado, Secretariado Executivo, MEC, INEP, 2022

A postura do profissional de secretariado executivo, em sua atuação como líder e gestor, deve estimular a motivação dos membros de sua equipe de trabalho. Nesse sentido, algumas teorias motivacionais da área de Administração podem direcionar a atuação do profissional de secretariado na busca pela sinergia de sua equipe.
VECCHIO, R. P. Comportamento Organizacional: conceitos básicos. São Paulo: Cengage Learning, 2008 (adaptado).
Sobre as teorias motivacionais, avalie as afirmações a seguir.
I. A Teoria da Equidade, de Adams, prega que a sensação de tratamento justo atua como desestímulo para o empenho dos indivíduos no trabalho, uma vez que defende que todos devem receber remuneração equivalente.
II. A Teoria das Necessidades, de McClelland, versa sobre as necessidades dos indivíduos e recebeu destaque na literatura sobre comportamento organizacional; para o autor, os indivíduos possuem necessidade de afirmação, segurança e conhecimentos.
III. A Teoria dos Dois Fatores, de Herzberg, propõe que existem, por um lado, fatores que geram satisfação nos indivíduos (fatores motivadores) e, por outro, fatores que causam insatisfação aos indivíduos (fatores de higiene).
IV. A Teoria da Expectativa, de Vroom, representa uma tentativa de explicação da motivação do colaborador em termos da retribuição prevista; o modelo supõe que as pessoas tomam decisões racionais com base na sua realidade econômica.
V. A Teoria da Hierarquia das Necessidades, de Maslow, afirma que os indivíduos possuem necessidades primárias e necessidades secundárias, quais sejam: necessidades fisiológicas, necessidades de segurança, necessidades sociais, necessidades de estima e necessidades de autorrealização.

É correto apenas o que se afirma em

a) I, II e III.
b) I, II e V.
c) I, III e IV.
d) II, IV e V.
e) III, IV e V.

2 Q683382 | Secretariado, Secretariado Executivo, MEC, INEP, 2022

O secretário executivo assume perfil mais dinâmico e empreendedor, voltado à gestão de projetos e de processos, além da assessoria e consultoria. Como profissional que apresenta perfil inovador, é comum que o secretário executivo possa questionar processos de trabalho, formas de negociação, além de buscar melhorias em técnicas já existentes ou ainda desenvolver e auxiliar novas estruturas de poder e liderança nas organizações onde atua. Observa-se, nesse contexto, que o profissional de secretariado executivo acompanha as mudanças do mundo globalizado. Desse modo, acredita-se que novas competências para esse profissional surgirão de tempos em tempos. Exemplo disso é que a literatura atual trata da era do conhecimento, o principal ativo empresarial, e as organizações recorrem ao capital intelectual como vantagem competitiva e como suporte para decisões mais eficientes.
SOUZA, S. et al. Concepções teóricas sobre a atuação secretarial, associada à gestão do conhecimento. Disponível em: http://e-revista.unioeste.br/index.php/expectativa/article/view/18105. Acesso em: 21 jun. 2022 (adaptado).

Com relação às informações apresentadas e considerando a atuação do secretário executivo no âmbito da consultoria e do empreendedorismo, avalie as afirmações a seguir.
I. Os profissionais de secretariado executivo que atuam na gestão de projetos e de processos precisam desenvolver competências, aprimorar os processos de comunicação, conectar pessoas e criar um ambiente de empatia e transformação.
II. Os profissionais de secretariado executivo que atuam na gestão de projetos e de processos precisam desenvolver seu próprio aperfeiçoamento contínuo, a fim de promover a concorrência entre os colaboradores da empresa.
III. Os profissionais de secretariado executivo que atuam na gestão de projetos e de processos precisam conhecer a área em que atuam, o mercado em geral e a concorrência para apontar as melhores soluções aos seus contratantes.

É correto o que se afirma em

a) I, apenas.
b) II, apenas.
c) I e III, apenas.
d) II e III, apenas.
e) I, II e III.

3 Q683385 | Secretariado, Atribuições, Secretariado Executivo, MEC, INEP, 2022

A interculturalidade está presente no processo de negociação entre executivos de países diferentes, assim como no multiculturalismo dentro do próprio ambiente de trabalho. Percebemos hoje que a maioria das empresas necessita comprar, vender ou trabalhar com pessoas de culturas diferentes; as multinacionais têm escritórios em todo o mundo; fabricantes dependem, cada dia mais, dos mercados estrangeiros; os serviços e produtos já não são comercializados exclusivamente com nativos em audiências, e muitas empresas e indústrias dependem do trabalho imigrante. Em resumo, poucas empresas escapam da necessidade de uma comunicação intercultural.
Como consequência, as empresas estão reconhecendo cada vez mais que, para crescer, diversificar e manter uma vantagemcompetitiva, necessitamde uma gestão intercultural, de umgestor comcapacidade de se comunicar eficazmente com pessoas de diferentes culturas. Dessa forma, abre-se, então, um precedente para o profissional de secretariado executivo, visto que ele possui como base a habilidade de dialogar com grupos distintos.
OLIVEIRA, J. S. Interculturalidade, o novo desafio do secretário executivo. Disponível em: https://acervodigital.ufpr.br/bitstream. Acesso em: 21 jun. 2022 (adaptado).

Considerando as ideias expostas no texto, os profissionais de secretariado executivo, ao exercerem as suas tarefas de administração do fluxo de informações nacionais e internacionais, precisam

a) atuar com compreensão do fenômeno do intercâmbio cultural para observar e interpretar situações específicas, com a habilidade de impor a sua cultura e seus propósitos para obter o sucesso em situações adversas.
b) realizar a assessoria direta a executivos com conhecimentos socioculturais referentes ao país estrangeiro e a seu próprio país e região, para que haja um bom relacionamento entre as pessoas das diferentes culturas.
c) agir de forma segura ao tomar decisões, pois, em uma empresa multinacional, qualquer decisão deve ser pensada de maneira individualizada para que atinja todas as unidades de forma efetiva e rápida.
d) conhecer os costumes culturais de cada país e imitá-los, para que não haja intolerância entre os clientes e a empresa, bem como repassá-los ao conhecimento de seus superiores para que façam o mesmo.
e) coordenar a equipe de trabalho para produção e superação de metas, privilegiando a produtividade de todos os setores da empresa, independentemente da administração de culturas.

4 Q683386 | Secretariado, Organização e Metodos, Secretariado Executivo, MEC, INEP, 2022

Uma empresa transnacional, com sede no Brasil, tem um grande corpo de funcionários, dentre os quais muitostrabalham com assessoria. A diretoria da empresa diagnosticou um problema em relação à falta de uniformidade dos trabalhos realizados por esses assessores e decidiu que seria uma boa ideia contratar um profissional para capacitá-los, de modo que o trabalho realizado tenha um mesmo nível de qualidade. No quadro funcional, uma secretária executiva havia desenvolvido um excelente trabalho enquanto esteve na empresa. Por essa razão, a diretoria decidiu contratá-la como consultora. Para isso, solicitou a ela que fizesse um projeto em assessoria que previsse a capacitação dos colaboradores, além de um acompanhamento posterior dos trabalhos, mantendo, para isso, um contrato de um ano. A secretária executiva foi, portanto, contratada como consultora externa.
REIS, G. G. Avaliação 360°: um instrumento de desenvolvimento gerencial. 3. ed. Curitiba: Editora Atlas, 2010 (adaptado).

Sobre a atividade de consultoria externa em uma empresa, assinale a opção correta.

a) A consultoria externa implica um tratamento mais amigável e informal por parte do consultor, uma vez que possibilita maior aproximação com os demais colaboradores da empresa.
b) O consultor externo, por exercer uma contribuição mais imparcial, tende a desempenhar com maior eficácia e impessoalidade os serviços de consultoria.
c) A consultoria externa caracteriza-se pela diferença de atividades desenvolvidas, que possuem maior qualidade, quando comparadas à consultoria interna.
d) O consultor externo, por ser mais parcial no desenvolvimento das atividades, consegue realizar um trabalho mais eficiente junto aos colaboradores.
e) O consultor externo costuma pensar mais nas necessidades da empresa e de seus colaboradores, pois mantém uma relação mais impessoal com ela.

5 Q683374 | Secretariado, Secretariado Executivo, MEC, INEP, 2022

No trabalho, a etiqueta serve para manter um padrão de comportamento adequado, constituindo-se em um elemento que possibilita a unidade nas relações interpessoais. Entende-se que o uso da etiqueta, por suas características de inclusão, pode minimizar atritos ou até evitá-los, na medida em que ela iguala os ânimos entre emissor e receptor da mensagem. Com isso, mantém-se um clima de bem-estar que leva à satisfação.
OSSEGE, A. Relação entre uso das regras de etiqueta e satisfação do trabalho: uma perspectiva interdisciplinar. Disponível em: http://bdm.bce.unb.br/bitstream. Acesso em: 21 jun. 2022 (adaptado).
Nesse sentido, considerando a importância do papel da etiqueta nas relações interpessoais, é correto afirmar que o profissional de secretariado deve

a) dominar bem as regras de etiqueta, uma vez que elas podem contribuir para a diminuição dos ruídos de comunicação na organização.
b) promover o clima de bem-estar geral na organização ao se utilizar das regras de etiqueta, uma vez que é o responsável pelo uso dessasregras.
c) dominar adequadamente as regras de etiqueta, caso contrário, não estará habilitado a produzir a satisfação no trabalho.
d) utilizar as regras de etiqueta, no exercício de sua função, a fim de gerar processos de inovação na organização.
e) utilizar as regras de etiqueta quando estas constituírem um comportamento padrão ditado pela empresa.

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